Tùy theo văn hóa vốn có của doanh nghiệp và đa số ý kiến của mọi người, công ty có thể đưa ra timeline chương trình tất niên, cách thức tổ chức tiệc tất niên cho phù hợp. Bạn có thể tham khảo checklist tiệc tất niên theo gợi ý sau:
Lên kế hoạch chi tiết
Bạn sẽ cần xác định những câu hỏi sau để lên một kế hoạch phân công chi tiết về thời gian, địa điểm và bố trí nhân sự phù hợp:
- Địa điểm tổ chức buổi tiệc ở đâu?
- Thời gian tổ chức vào ngày nào?
- Tiệc tất niên sẽ gồm những phần nào? Mỗi phần sẽ do bộ phận nào đảm nhiệm?
- Cần mua những gì? Ai sẽ là người mua?
- Tổng chi phí dự trù là bao nhiêu? Có hợp với ngân sách không?
- Phương án dự phòng nếu xảy ra sự cố.
Lên danh sách khách mời và thực đơn
- Khách mời sẽ gồm đối tác, khách hàng, các doanh nghiệp trong ngành, ban lãnh đạo và toàn thể đội ngũ nhân viên.
- Thực đơn cho bữa tiệc được điều chỉnh theo lượng khách tham gia, đồng thời các món cũng cần được cân đối với khẩu vị của đa số mọi người, đảm bảo an toàn vệ sinh.
Xác định người dẫn chương trình
Người dẫn chương trình sẽ là "linh hồn" của bữa tiệc tất niên. Chính họ sẽ có vai trò kết nối, dẫn dắt để tạo nên bầu không khí vui tươi, hấp dẫn cho bữa tiệc. Chính vì thế, xác định người dẫn chương trình là rất quan trọng và cần được thực hiện sớm.
Lên ý tưởng setup không gian
Bữa tiệc sẽ trở nên ấm cúng với không gian màu đỏ hoan hỉ, cùng bánh chưng xanh và hoa đào ngày Tết, hoặc sang trọng với sắc trắng chủ đạo cùng các chi tiết trang trí bằng thủy tinh.
Chuẩn bị phương án và chi phí dự phòng
- Cũng giống như các bữa tiệc khác, tiệc tất niên chắc chắn sẽ cần phương án phụ khi xảy ra những trường hợp không mong muốn như thời tiết, không gian, âm thanh ánh sáng,...
- Dự trù ngân sách cũng là một trong những hạng mục quan trọng của bữa tiệc tất niên. Ngân sách tổ chức tiệc tất niên cần được dự trù hợp lí, bao gồm chi phí cho các hoạt động cần thiết và chi phí dự trù khi phát sinh sự cố.
Lên danh sách quà tặng
Tặng quà cho nhân viên, đối tác, khách hàng tham dự bữa tiệc tất niên là hoàn toàn cần thiết.
Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất hay phân phối các mặt hàng không quá tế nhị, có thể phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng để làm quà tặng. Tuy nhiên, món quà cần phù hợp với từng đối tác, khách mời và phải thể hiện được sự tôn trọng của công ty đối với họ.
